物資采購(gòu)在整個(gè)工程項(xiàng)目中起著重要作用，直接影響到項(xiàng)目成本控制。從工程實(shí)踐來看，物資采購(gòu)開銷占整個(gè)項(xiàng)目合同總金額的40%-60%。但由于工程項(xiàng)目數(shù)量大、采購(gòu)材料多、環(huán)節(jié)復(fù)雜等特點(diǎn)，物資采購(gòu)面臨諸多風(fēng)險(xiǎn)，成為工程承包企業(yè)管理中的薄弱環(huán)節(jié)。在工程建設(shè)實(shí)踐中，因物資采購(gòu)問題而遭受巨大損失的情況并不少見。

例如，在上海某個(gè)大型工程項(xiàng)目中，業(yè)主規(guī)定某種材料應(yīng)由外國(guó)供應(yīng)商生產(chǎn)，中國(guó)承包商應(yīng)以相同的國(guó)內(nèi)產(chǎn)品價(jià)格投標(biāo)。結(jié)果，該國(guó)政局動(dòng)蕩，出現(xiàn)嚴(yán)重通貨膨脹，導(dǎo)致中國(guó)承包商的材料采購(gòu)成本增加40萬歐元，造成巨大損失。由此可見，工程項(xiàng)目應(yīng)嚴(yán)格識(shí)別和控制材料采購(gòu)中的風(fēng)險(xiǎn)因素，以提高企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管控體系。

01工程行業(yè)采購(gòu)面臨風(fēng)險(xiǎn)分析

對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，規(guī)避和防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)就要首先弄清楚風(fēng)險(xiǎn)會(huì)發(fā)生在哪里，存在哪些風(fēng)險(xiǎn)因素，在采購(gòu)之前就要展開風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別工作。在采購(gòu)實(shí)際開展過程中，工程企業(yè)通常會(huì)遇到以下幾種風(fēng)險(xiǎn)。

1.1 合同欺詐風(fēng)險(xiǎn)

由于市場(chǎng)環(huán)境復(fù)雜多變，工程采購(gòu)中合同欺詐更加突出。合同欺詐主要包括作為虛假合同主體簽訂合同，以偽造、偽造、無效票據(jù)或其他虛假產(chǎn)權(quán)證明作為合同擔(dān)保，在收到買方預(yù)付款后逃逸簽訂短合同，供應(yīng)商本身是“皮包公司”，以倒賣被騙合同牟利，而不能保證所需的材料。合同簽訂后，供應(yīng)商違約或終止合同，不能正常供貨將影響項(xiàng)目進(jìn)度，造成合同風(fēng)險(xiǎn)損失。

1.2 成本風(fēng)險(xiǎn)

工程物資采購(gòu)成本風(fēng)險(xiǎn)是指由于材料價(jià)格、匯率等因素的變化，實(shí)際采購(gòu)成本高于計(jì)劃成本的風(fēng)險(xiǎn)，影響資產(chǎn)購(gòu)買成本的因素主要包括匯率波動(dòng)、購(gòu)買價(jià)格、預(yù)付款和存貨成本。匯率風(fēng)險(xiǎn)是最常見的風(fēng)險(xiǎn)，國(guó)際工程材料采購(gòu)涉及項(xiàng)目所在地、國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)當(dāng)三國(guó)匯率劇烈波動(dòng)時(shí)，將對(duì)采購(gòu)成本產(chǎn)生巨大影響，使得項(xiàng)目承包商受損。此外，工程材料數(shù)量巨大，一旦相關(guān)產(chǎn)品進(jìn)入物資市場(chǎng)如果價(jià)格大幅波動(dòng)，也會(huì)嚴(yán)重影響材料采購(gòu)成本。預(yù)付款由工程承包商支付分包商提前向供應(yīng)商支付的部分采購(gòu)款可以幫助材料供應(yīng)商緩解資金壓力權(quán)力然而，如果供應(yīng)商違約，將難以收回預(yù)付款，并帶來成本風(fēng)險(xiǎn)。

1.3 招投標(biāo)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)

（1）投標(biāo)人和評(píng)委會(huì)

在建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)采購(gòu)過程中，招標(biāo)企業(yè)收到招標(biāo)信息后，將結(jié)合自身優(yōu)勢(shì)進(jìn)行投標(biāo)。在評(píng)標(biāo)過程中，評(píng)標(biāo)委員會(huì)將根據(jù)評(píng)標(biāo)方法對(duì)不同招標(biāo)企業(yè)的條件和優(yōu)勢(shì)進(jìn)行審查，充分確保招標(biāo)采購(gòu)過程的科學(xué)合理性。評(píng)標(biāo)委員會(huì)成員招標(biāo)采購(gòu)的科學(xué)性和公平性將對(duì)整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的采購(gòu)效率和質(zhì)量產(chǎn)生重大影響。

（2）圍標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)

由于建設(shè)項(xiàng)目總體規(guī)模相對(duì)較大，對(duì)材料的需求也非常大，建設(shè)項(xiàng)目的招標(biāo)采購(gòu)文件在市場(chǎng)上具有很大的吸引力。在招標(biāo)采購(gòu)過程中，可能會(huì)有多家招標(biāo)企業(yè)聯(lián)手，通過整體提高投標(biāo)價(jià)格來贏得更多利益，導(dǎo)致施工成本增加。這種圍標(biāo)方式不僅嚴(yán)重?cái)_亂了整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目采購(gòu)過程，還使招標(biāo)采購(gòu)過程失去了公平性和競(jìng)爭(zhēng)力。

（3）招投標(biāo)

建設(shè)項(xiàng)目的招標(biāo)采購(gòu)是基于公平和合理性。如果招標(biāo)人未能使招標(biāo)采購(gòu)科學(xué)合理，將對(duì)整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的高效推進(jìn)產(chǎn)生負(fù)面影響。

1.4 合規(guī)與舞弊風(fēng)險(xiǎn)

工程采購(gòu)涉及國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、公司規(guī)章制度和程序的執(zhí)行，多部門的參與和配合。它決定了施工單位、服務(wù)商、建筑材料、設(shè)備和設(shè)施的選擇，直接影響整個(gè)工程質(zhì)量、成本、進(jìn)度和安全目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。工程建設(shè)項(xiàng)目中常見的采購(gòu)舞弊行為和不合規(guī)現(xiàn)象歸納如下圖所示。

圖片來源：EY安永

在實(shí)際的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)中，我們發(fā)現(xiàn)許多企業(yè)對(duì)工程項(xiàng)目的采購(gòu)管理廣泛，團(tuán)隊(duì)能力參差不齊，難以在項(xiàng)目中有效實(shí)施集團(tuán)或總部層面的內(nèi)部控制和合規(guī)要求，這可能直接對(duì)成本、質(zhì)量、成本和合規(guī)性產(chǎn)生一系列負(fù)面影響，阻礙工程項(xiàng)目進(jìn)度。

02 防范工程采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的主要對(duì)策

項(xiàng)目采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理就是對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別、評(píng)估、控制與監(jiān)督的過程。如果對(duì)上文所述風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)不足，控制不力，企業(yè)采購(gòu)過程也就最容易滋生暗箱操作?；诖?，數(shù)商云以多年來服務(wù)工程客戶的豐富經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)了以下幾種對(duì)策加強(qiáng)項(xiàng)目采購(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)管理，可為工程企業(yè)提高產(chǎn)品質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)效益提供有力保證。

2.1 完善企業(yè)內(nèi)控制度，加強(qiáng)員工采購(gòu)重要性認(rèn)知

工程企業(yè)應(yīng)建立與完善企業(yè)內(nèi)控制度，加強(qiáng)教育，提高素質(zhì)。制定詳細(xì)的設(shè)計(jì)采購(gòu)接口管理規(guī)定，規(guī)范請(qǐng)購(gòu)資料的編制和審核流程，不斷完善設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)化請(qǐng)購(gòu)文件的編制工作。建立與完善內(nèi)部控制制度與程序，加強(qiáng)對(duì)職工尤其是采購(gòu)業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)和教育，不斷增強(qiáng)法律觀念，重視職業(yè)道德建設(shè)，做到依法辦事，培養(yǎng)企業(yè)團(tuán)隊(duì)精神，增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的風(fēng)險(xiǎn)防范能力，從根本上杜絕合同風(fēng)險(xiǎn)。

2.2 物資采購(gòu)全方位監(jiān)督，確保數(shù)據(jù)真實(shí)可靠

全面監(jiān)督是指從規(guī)劃、審批、詢價(jià)、招標(biāo)、簽字、驗(yàn)收、核算、支付、收款等各個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)管。重點(diǎn)是對(duì)計(jì)劃制定、合同簽訂、質(zhì)量驗(yàn)收、結(jié)算支付及供應(yīng)商管理五個(gè)關(guān)鍵控制點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)督，確保不存在欺詐行為。全面監(jiān)督是內(nèi)部控制審計(jì)、財(cái)務(wù)審計(jì)和系統(tǒng)評(píng)估三管齊下的方法?？茖W(xué)規(guī)范采購(gòu)機(jī)制，既能降低企業(yè)物資采購(gòu)價(jià)格，提高物資采購(gòu)質(zhì)量，又能保護(hù)供應(yīng)商，避免外部矛盾。

圖片來源：數(shù)商云

2.3 數(shù)字化采購(gòu)系統(tǒng)建設(shè)，提前“預(yù)見”風(fēng)險(xiǎn)

目前，數(shù)字化技術(shù)正在深入工程企業(yè)各個(gè)管理場(chǎng)景，利用數(shù)字手段規(guī)范采購(gòu)程序、優(yōu)化采購(gòu)流程、控制采購(gòu)成本及加強(qiáng)供應(yīng)商管理已是大勢(shì)所趨。既要提高采購(gòu)效率又要確保采購(gòu)質(zhì)量，也已然成為工程企業(yè)采購(gòu)管理的基礎(chǔ)目標(biāo)。

基于此，面向大型企業(yè)提供全鏈數(shù)字化業(yè)務(wù)協(xié)同服務(wù)的數(shù)商云，便順勢(shì)推出了數(shù)字化采購(gòu)協(xié)同管理系統(tǒng)，緊扣工程企業(yè)降低采購(gòu)成本、提高采購(gòu)效率、控制采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的需求，牢牢把握“效益第一”和“效率為先”的原則，圍繞“企業(yè)采購(gòu)服務(wù)保障建設(shè)、采購(gòu)效益和效率提升、信息化管理提升、采購(gòu)供應(yīng)鏈打造”等方面，為企業(yè)打造基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理、采購(gòu)流程管理、采購(gòu)門戶數(shù)據(jù)管理、供應(yīng)商管理、招標(biāo)及合同等全面覆蓋的采購(gòu)全過程數(shù)字化管理體系。幫助解決工程企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)不規(guī)范、流程效率低、信息不透明、風(fēng)險(xiǎn)不可控等難題，提高采購(gòu)效率和質(zhì)量。

圖片來源：數(shù)商云

03 五大采購(gòu)特性，助工程企業(yè)控風(fēng)險(xiǎn)、降成本、提效率

數(shù)商云采購(gòu)管理系統(tǒng)以實(shí)現(xiàn)集約化、便捷化為目標(biāo)，用五大特性幫助工程企業(yè)降低成本、控制風(fēng)險(xiǎn)、提高采購(gòu)效率。

◆ 采購(gòu)流程化控制，執(zhí)行更高效

從需求收集到計(jì)劃制定，從供應(yīng)商選擇到付款結(jié)算，整個(gè)采購(gòu)流程都可在采購(gòu)管理系統(tǒng)上有序進(jìn)行，統(tǒng)一監(jiān)管。以流程驅(qū)動(dòng)各環(huán)節(jié)高效推進(jìn)，使采購(gòu)工作更加高效。

◆ 采購(gòu)全流程透明，數(shù)據(jù)更可靠

從詢價(jià)比價(jià)、投標(biāo)到采購(gòu)訂單、付款結(jié)算，所有環(huán)節(jié)都通過線上流程規(guī)范化，數(shù)據(jù)可追溯，責(zé)任可追溯，有效避免了個(gè)人因素造成的成本浪費(fèi)和采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。

◆ 采供業(yè)務(wù)內(nèi)外打通，溝通更順暢

供應(yīng)商將納入采購(gòu)管理系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一管理，采購(gòu)方和供應(yīng)方可通過系統(tǒng)在線完成詢價(jià)、投標(biāo)、合同簽訂、收付款等業(yè)務(wù)互動(dòng)和信息交流，溝通更加順暢，協(xié)作更加高效。

◆ 采購(gòu)數(shù)據(jù)分析處理，決策更高效

標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一的采購(gòu)數(shù)據(jù)確保了所有采購(gòu)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)在整個(gè)過程中可追溯和準(zhǔn)確記錄。采購(gòu)管理系統(tǒng)上全面準(zhǔn)確的采購(gòu)信息為工程企業(yè)采購(gòu)流程優(yōu)化和成本控制提供了更科學(xué)的決策依據(jù)。

◆ 靈活參數(shù)配置，擴(kuò)展性更良好

工程企業(yè)在長(zhǎng)期的發(fā)展中，都會(huì)形成自己特定的管理模式，而且主打不同業(yè)務(wù)的企業(yè)在管理上都會(huì)具有不同的企業(yè)特色。這些個(gè)性化管理部分有一部分可以規(guī)范化從而使之符合標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)模板。還有一部分個(gè)性化管理往往是小企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力形成的一個(gè)重要的方面。

采購(gòu)管理系統(tǒng)充分考慮到小企業(yè)中個(gè)性化管理，提供了采購(gòu)主數(shù)據(jù)（供應(yīng)商、物料等）的自定義、單據(jù)自定義、流程靈活應(yīng)用、靈活的系統(tǒng)參數(shù)配置等多種定制功能，從而可以讓企業(yè)在標(biāo)準(zhǔn)的流程基礎(chǔ)之上進(jìn)行定制，以滿足企業(yè)的個(gè)性化需求。

此外，在項(xiàng)目交付層面，工程采購(gòu)網(wǎng)站系統(tǒng)產(chǎn)品與服務(wù)的交付情況多變復(fù)雜，稍有不慎就容易出問題，導(dǎo)致無法按時(shí)交付或金錢上的損失。數(shù)商云專業(yè)的顧問前期可基于客戶需求，結(jié)合最佳業(yè)務(wù)實(shí)踐的模板，進(jìn)行采購(gòu)新場(chǎng)景的適配，并通過產(chǎn)品的迭代，更柔和、更穩(wěn)定支撐企業(yè)采購(gòu)新場(chǎng)景，滿足客戶快速上線的需求。

04 總結(jié)與思考

采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的管理工作關(guān)系到企業(yè)價(jià)值的提高，乃至企業(yè)的生死存亡，而科學(xué)合理地進(jìn)行采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理，加強(qiáng)采購(gòu)數(shù)字化建設(shè)，建立采購(gòu)管理系統(tǒng)，則可促使工程企業(yè)從“采購(gòu)業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)”轉(zhuǎn)向“采購(gòu)數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)”，提升采購(gòu)精細(xì)化水平，打造精品標(biāo)桿工程，輔助企業(yè)采購(gòu)決策更加合理科學(xué)，持續(xù)做大做強(qiáng)。

數(shù)商云10年+ 行業(yè)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn) | 全鏈數(shù)字化產(chǎn)品解決方案 | 滿足精準(zhǔn)化業(yè)務(wù)需求

多場(chǎng)景 - 多業(yè)務(wù) - 多渠道 - 多產(chǎn)品

SCM供應(yīng)鏈 / SRM供應(yīng)商 / B2B電商 / 采購(gòu)管理 / DMS渠道商 / 經(jīng)銷商管理

SaaS多租戶 / S2B2C電商 / S2B2B電商

0 費(fèi) 用 系 統(tǒng) 演 示

▼

<本文由數(shù)商云•云朵匠原創(chuàng)，商業(yè)轉(zhuǎn)載請(qǐng)聯(lián)系作者獲得授權(quán)，非商業(yè)轉(zhuǎn)載請(qǐng)標(biāo)明：數(shù)商云原創(chuàng)>

作者：云朵匠 | 數(shù)商云(微信ID：shushangyun_com)

【數(shù)商云m.zhimaihui.cn】致力于提供企業(yè)級(jí)的采購(gòu)商城網(wǎng)站建設(shè)服務(wù)，長(zhǎng)期為大中型企業(yè)打造數(shù)據(jù)化、商業(yè)化、智能化的采購(gòu)系統(tǒng)解決方案，同時(shí)我們還提供B2B電商平臺(tái)、B2B2C多用戶商城系統(tǒng)、B2C電子商務(wù)系統(tǒng)、跨境進(jìn)口電商平臺(tái)、供應(yīng)商管理系統(tǒng)、新零售電商平臺(tái)等一系列系統(tǒng)定制開發(fā)服務(wù)。