采購(gòu)流程管理系統(tǒng)是采購(gòu)管理中最重要的部分之一，是采購(gòu)活動(dòng)具體執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)。采購(gòu)流程由于采購(gòu)來(lái)源、采購(gòu)方式、采購(gòu)對(duì)象的不同會(huì)有一定的差異，因此采購(gòu)流程的設(shè)計(jì)是十分重要的。企業(yè)規(guī)模越大，采購(gòu)金額越多就更要重視采購(gòu)流程設(shè)計(jì)。采購(gòu)流程的設(shè)計(jì)適合采用閉環(huán)方法，即實(shí)施、監(jiān)控、反饋、優(yōu)化。一般采購(gòu)流程包括采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)認(rèn)證、采購(gòu)訂單和管理評(píng)價(jià)四個(gè)環(huán)節(jié)。

采購(gòu)流程管理系統(tǒng)注意事項(xiàng)

在采購(gòu)流程設(shè)計(jì)中要注意以下事項(xiàng)。

一是采購(gòu)流程的環(huán)節(jié)應(yīng)該與采購(gòu)物品的數(shù)量、種類(lèi)和區(qū)域相匹配，流程的環(huán)節(jié)過(guò)多會(huì)增加作業(yè)內(nèi)容和成本，降低工作效率；流程的環(huán)節(jié)過(guò)于簡(jiǎn)單，則會(huì)導(dǎo)致采購(gòu)過(guò)程失去控制。

二是采購(gòu)流程要保持其流暢性和一致性，避免同一采購(gòu)文件在不同部門(mén)有不同的作業(yè)方式；避免同一采購(gòu)文件簽字部門(mén)太多，影響工作效率。

三是明確各項(xiàng)作業(yè)的任務(wù)、權(quán)力和責(zé)任，并明確核查辦法；同時(shí)要注意彈性原則，防止偶然事件造成作業(yè)過(guò)程中發(fā)生摩擦、重復(fù)與混亂，如“緊急采購(gòu)”等偶然事件。

四是采購(gòu)流程的設(shè)計(jì)要體現(xiàn)民主決策的思想，采購(gòu)流程的設(shè)計(jì)應(yīng)該由計(jì)劃、設(shè)計(jì)、工藝、認(rèn)證、訂單、質(zhì)量管理等相關(guān)人員一起來(lái)研究決定。一個(gè)完整的采購(gòu)作業(yè)流程應(yīng)該包括以下內(nèi)容：發(fā)現(xiàn)需求、編制采購(gòu)計(jì)劃、選擇供應(yīng)商、擬定采購(gòu)訂單、跟催貨物、驗(yàn)收貨物、支付貨款和更新記錄。

采購(gòu)流程管理系統(tǒng)相關(guān)要點(diǎn)

一是，采購(gòu)計(jì)劃是企業(yè)采購(gòu)的基本依據(jù)，是控制盲目采購(gòu)的重要措施。要根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃、物料需求計(jì)劃和其他資源條件編制并且嚴(yán)格執(zhí)行。

二是，選擇供應(yīng)商是采購(gòu)流程管理的重要環(huán)節(jié)。選擇供應(yīng)商時(shí)考慮的主要內(nèi)容包括：供貨期、價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)、位置、信譽(yù)、柔性等，可以貨比多家，盡可能地列出所有供應(yīng)商清單，采用科學(xué)的方法挑選合適的供應(yīng)商。

三是，價(jià)格一直是采購(gòu)中的敏感問(wèn)題，買(mǎi)方希望壓低價(jià)格，而賣(mài)方又總是想方設(shè)法提高價(jià)格，所以?xún)r(jià)格談判就成為采購(gòu)工作的一項(xiàng)重要任務(wù)。采購(gòu)價(jià)格的確定通常要經(jīng)過(guò)多渠道詢(xún)價(jià)、比價(jià)、估價(jià)、議價(jià)等幾個(gè)步驟，大量采購(gòu)可采用競(jìng)標(biāo)的方法。同時(shí)采購(gòu)不僅僅是單一的價(jià)格問(wèn)題，還有質(zhì)量問(wèn)題、交貨時(shí)間與批量問(wèn)題、包裝與運(yùn)輸方式問(wèn)題、售后服務(wù)問(wèn)題等，需要綜合權(quán)衡利弊，避免只圖價(jià)格便宜，而在其他方面損失很大。

四是，采購(gòu)訂單相當(dāng)于合同文本，具有法律效力。簽發(fā)采購(gòu)訂單必須十分仔細(xì)，每項(xiàng)條款認(rèn)真填寫(xiě)，關(guān)鍵處的用詞須反復(fù)推敲，表達(dá)要簡(jiǎn)潔，含義要明確。對(duì)于采購(gòu)的每項(xiàng)物品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間與地點(diǎn)、包裝標(biāo)準(zhǔn)、運(yùn)輸方式、檢驗(yàn)形式、索賠條件與標(biāo)準(zhǔn)等都應(yīng)該一一審定。

五是，采購(gòu)訂單簽發(fā)后并不是采購(gòu)工作的結(jié)束，必須對(duì)訂單的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，防止發(fā)生對(duì)方違約的事件，保證訂單順利執(zhí)行，貨物按時(shí)進(jìn)庫(kù)。對(duì)訂單實(shí)施跟蹤還可以隨時(shí)掌握貨物的動(dòng)向，萬(wàn)一發(fā)生意外事件，可及時(shí)采取措施，避免不必要的損失，或?qū)p失減小到最低水平。

六是，貨物運(yùn)到自己的倉(cāng)庫(kù)后必須馬上組織人員對(duì)貨物進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收是按訂單上的條款進(jìn)行的，應(yīng)該逐條進(jìn)行，仔細(xì)查對(duì)。除此以外，還要查對(duì)貨損情況，如貨損超標(biāo)，要查明原因，分清責(zé)任，為提出索賠提供證據(jù)。貨物驗(yàn)收完畢才能簽字認(rèn)可。

七是，支付貨款以前必須查對(duì)支付發(fā)票與驗(yàn)收的貨物清單是否一致，確認(rèn)沒(méi)有差錯(cuò)以后才能簽字。付款是一個(gè)動(dòng)態(tài)連續(xù)的過(guò)程，對(duì)其管理應(yīng)納入企業(yè)管理信息系統(tǒng)，以采購(gòu)管理子系統(tǒng)方式實(shí)現(xiàn)包括采購(gòu)計(jì)劃、訂單、驗(yàn)收貨物、確認(rèn)發(fā)票、付款等幾部分的控制功能。

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